Ein international tätiger Automobilzulieferer sah sich in den USA mit einer Produkthaftungsklage im zweistelligen Millionenbereich konfrontiert – und konnte zahlreiche relevante Dokumente nicht mehr auffinden. Wie in vielen Unternehmen wurde das Thema Dokumenten-Management jahrelang vernachlässigt. Die Folge: steigende rechtliche Risiken, sinkende Effizienz und wachsende Frustration bei den Mitarbeitenden.
Um Transparenz über die bestehende Dokumentenlandschaft zu schaffen, wurde ein mehrstufiges Audit-Konzept entwickelt. Mit einem von mir entworfenen Selbstaudit konnten die Standorte ihren Ist-Zustand systematisch erfassen – ohne Vor-Ort-Besuche. In Workshops mit den Abteilungen wurden typische Dokumentenflüsse analysiert, Anforderungen identifiziert und Risiken bewertet.
Individuelle Struktur statt Standardlösung
Basierend auf den Ergebnissen wurden passgenaue Maßnahmen je Standort und Abteilung entwickelt. Dabei galt: Nicht analoge Unordnung digital abbilden – sondern klare Strukturen schaffen. In einem Fall führte dies zum vollständigen Neuaufbau der SAP-Stammdaten, den ich koordiniert habe.
Rechtssicherheit durch klare Vorgaben
Neben organisatorischen Standards wurden auch rechtliche Vorgaben berücksichtigt – etwa zur Aufbewahrungspflicht technischer Zeichnungen, Verträge oder HR-Daten. So konnten auch standortspezifische Anforderungen, wie sie z. B. von OEMs wie Porsche gestellt werden, systematisch abgedeckt werden.
Das neue Dokumenten-Management führte nicht nur zu deutlich verbesserter Auffindbarkeit und höherer Datensicherheit, sondern senkte auch das rechtliche Risiko spürbar. Gleichzeitig konnten unproduktive Arbeitszeiten reduziert und Prozesse standortübergreifend vereinheitlicht werden. Der Fall zeigt: Wer heute strukturiert, spart morgen – nicht nur Zeit, sondern auch Millionen.
Die Reinraum-Produktion für Kunststoffkomponenten wurde in drei Monaten von Deutschland in die Slowakei verlagert, inklusive Ramp-up der Wafer-Betriebsmittel, Digitalisierung der Prozessdaten, ERP-Anpassungen sowie Schulung des Teams.
Durch die Optimierung der Gebäudeinfrastruktur und eine Flächenreduzierung um 30 % konnten 1,9 Mio. Euro an Investitionen eingespart werden. Zudem wurde ein neuer Auftrag im Anlagenbau ohne zusätzliche Investitionen realisiert.
Copyright © 2025 Specht Projects | Webdesign by WebXConnect
Deutsch 
English